Digitalisierung: Mehr als ein Modewort, jeder strebt es an, doch was heißt dies konkret?

Der Begriff Digitalisierung (von lat. digitus, Finger und engl. digit, Ziffer) bezeichnet das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digitaltechnischen System. Die Information liegt dabei zunächst in beliebiger analoger Form vor und wird dann über mehrere Stufen in Daten umgewandelt.

Ob im Koalitionsvertrag, im Umgang mit dem Finanzamt oder beim privaten Einkauf, überall wird Digitalisierung als die Zielvorstellung dargestellt, die alle Probleme der aktuellen Zeit löst.

Oft wirkt die Digitalisierung als eine unpersönliche Zuarbeit, wenn wieder ein Formular mit einem zugesandten Code im Computer ausgefüllt werden muss, was früher gar nicht, oder zumindest mit einem Menschen zusammen gemacht wurde.

Es kommt also immer auf die richtige Ausgestaltung an, damit Digitalisierung „gut“ gemacht wird, und ein Mehrnutzen für alle entsteht!

Aber was bedeutet dies konkret im Zusammenhang mit Steuerberatung?

Wir verstehen Digitalisierung so, dass wir die Möglichkeit schaffen, Ihnen die Pflichten der Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung und der Zuarbeiten zum Jahresabschluss so einfach, effizient und informativ zu machen, wie möglich.

Dies erfolgt durch den gezielten Einsatz von Technik, geregelten Organisationsabläufen und immer viel Kommunikation

Im Zusammenhang mit der ILB haben wir uns entschlossen, das Projekt 80177460 der Maßnahme „BIG-Digital-Implementierung und Schulung: Digitalisierung der Geschäftsprozesse“ in unserem Büro für den Zeitraum 2019 bis 2021 durchzuführen, und diese Theorie in Praxis umzusetzen.

So kann z.B. aus bereits in Ihrem Unternehmen bestehenden und im Einsatz befindlichen Programmen viel gewonnen werden, was zusätzlichen Papiereinsatz reduziert oder im Idealfall sogar ganz vermeidet. Durch eine schnelle Verarbeitung im Steuerbüro kann hieraus für Sie Ihre Buchhaltung erstellt werden, Kontrollzahlen oder Zahlungslisten für Sie erstellt und wenn gewünscht jederzeit ortsunabhängig abgerufen und/ oder weiterverarbeitet werden. 

Sobald die neue Routine in Fleisch und Blut übergegangen ist, wird der alte Marketing-Spruch: „Sie sollen nicht mehr arbeiten, sondern besser arbeiten.“ Realität.

Ihre Nacharbeiten zur Buchhaltung können dann zeitunabhängig verfolgt werden, ob es die Freigabe eines Angebots, die Sofortmeldung in der Gastronomie, die Lohn- oder Rechnungszahlungen sind, die können Sie von zu Hause, aus dem Urlaub oder direkt im Gespräch beim Steuerberater durchführen.

Gleichzeitig kann das Steuerbüro die von Ihnen gelieferten Daten effizient verarbeiten, archivieren und die Ergebnisse und Basisdaten (Ihre BWA, die Lohnabrechnung, Ihr Jahresabschluss, eine Kennzahlenanaylse, aber auch eine Auflistung aller Belege) zur Verfügung stellen. Auch Betriebsprüfungen oder Lohnsteueraußenprüfungen können deutlich effizienter ohne lästiges „heraussuchen“ und „nachrecherchieren“ und damit mit deutlich weniger Zeiteinsatz (und damit günstiger) erfolgen.

Natürlich lässt sich oft nicht alles sofort erreichen, schließlich muss auch für Sie der richtige Kosten - Nutzen - Effekt ermittelt und eingerichtet werden. Hierbei helfen wir Ihnen, die richtigen Wege und ggf. Geräte einzurichten und anzuschaffen.

Diese Prozessoptimierung betreiben wir in unserem Büro für unsere Abläufe kontinuierlich. Dennoch ist es das erklärte Ziel, auch diesen Prozess auf Ihr Unternehmen auszuweiten, so dass die Schnittstellenoptimierung zwischen Mandant und Steuerbüro immer besser wird, und Sie von dem Mehrnutzen profitieren können.

In 2019 konnten wir bereits durch die Anschaffung neuer Computer, Scanner und Programme sowie der kontinuierlichen Schulung unserer Mitarbeiter die wesentlichen Grundlagen schaffen, die wir nunmehr Stück für Stück verfeinern.

In 2019 und 2020 konnten wir bereits zahlreiche Mandanten in das Scannen-Buchen-Archivieren-System überführen, das uns ermöglicht, in der Buchhaltung jeder Buchung einen Beleg zuzuordnen. Hierdurch werden Jahresabschlüsse vereinfacht, Belege für Betriebsprüfungen oder interne Kontrollzwecke liegen immer vor und die Buchhaltung kann deutlich präziser erfolgen. Die alten und nur zu gut bekannten Papierberge und Schuhkartons werden damit Stück für Stück abgeschafft und abgetragen. Zeitverluste durch „Suchen“ nehmen immer mehr ab.

Im Lohn erfolgt durch die Nutzung des Portals „One Click“ ein sicherer und schnellerer Kommunikationsweg, der es ermöglicht, die vorliegenden Lohnabrechnungen umgehend den Mandanten zur Verfügung zu stellen, ohne auf die Post oder andere Dienste angewiesen zu sein. Gerade in Zeiten von Corona ein unschätzbarer Vorteil. Ebenso können die Datenschutzbestimmungen, gerade im Lohnbereich ein hohes Gut, damit garantiert werden. Wir stellen hierdurch sicher, dass ausschließlich Sie diese Abrechnungen erhalten, kein Brief kann in die falschen Hände geraten, jeder Mitarbeiter kann seine – aber auch nur seine – Lohnabrechnung ebenfalls über ein Portal erhalten, so dass lästige Zustellungen oder Neuausdrucke wegfallen.

Der Effekt lässt sich erweitern, indem sich diese Plattform z.B. auch für die Zurverfügungstellung der laufenden BWAs, USt-Voranmeldungen oder Bescheide verwenden lässt.

Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Abläufe im Sinne einer „guten Digitalisierung“ untersuchen, sprechen Sie uns an!